Regelmäßig eine Inventur durchzuführen kann helfen den Überblick über die Warenbestände zu behalten und festzustellen, ob diese mit den Buchbeständen übereinstimmen. Um Lieferengpässen entgegenzuwirken sind vor allem größere Logistikunternehmen auf regelmäßige Bestandskontrollen angewiesen. Alles, was man zum Thema Inventur wissen sollte, wird hier erklärt.
Was ist eine Inventur?
Unter einer Inventur versteht man die Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Die bekannteste Art der Inventur ist die körperliche Inventur, bei der alle Warenbestände gezählt werden. Die gesamte Aufstellung aller Gegenstände und ihres Wertes nennt man Inventar. Der Sinn einer Inventur besteht darin mögliche Fehler in der Bestandsführung aufzudecken. Fehlen regelmäßig Bestände, kann dies auf einen Fehler in der Buchführung oder Probleme innerhalb des Unternehmens hinweisen.
Wie kommt es zu Inventurdifferenzen?
Es gibt verschiedenste Gründe, warum die im System aufgenommenen Bestände nicht mit den physischen Beständen übereinstimmen. In manchen Fällen wurden zum Beispiel ähnliche Gegenstände verwechselt und falsch etikettiert. Oft passiert es auch, dass das falsche Material entnommen und versendet wurde. Da sich dies negativ auf Kundenbewertungen auswirken kann, sollte man der Sache schnell auf den Grund gehen. Ist Material fehlerhaft, muss es entsorgt werden. Wird vergessen den Entsorgungsprozess zu protokollieren, kommt es ebenfalls zu Ungereimtheiten in der Inventur. In vielen Fällen ist ein menschlicher Fehler die Ursache. Zählfehler, ein falsches Platzieren der Ware im Lager, aber auch Diebstahl und Verlust von Ware können mögliche Ursachen sein, wenn die Zahlen nicht stimmen.
Wie kann man Inventurdifferenzen vermeiden?
Inventurdifferenzen kann man bereits bei der Planung der Lagerung vorbeugen. Mit einem sinnvollen Lagerplan fällt es leichter Ware im Blick zu behalten und richtig zu etikettieren, was besonders schwierig sein kann, wenn Teile ähnlich aussehen. Mit regelmäßigen Überprüfungen der Lagerplätze bleibt alles an seinem Platz. Um mögliche Fehler nachzuverfolgen, hilft es bereits zu Beginn eine Betriebsdatenerfassung durchzuführen, die sämtliche Arbeitsschritte und Materialien protokolliert und so hilft den Überblick zu wahren. Viele Unternehmen bieten diesen Service an. Beispielsweise kann man eine professionelle Betriebsdatenerfassung von Mumdat in Auftrag geben. Anhand eines Scanners oder eines Touchpads lassen sich Waren Ein- und Ausgänge einfach protokollieren.
Was geschieht nach der Inventur?
Nach der Inventur und dem Abgleichen der Bestände werden diese mit ihrem Wert protokolliert und einem Prüfer vorgelegt. Dieser prüft alle Formulare und Rechnungen auf ihre Richtigkeit und sieht sich mögliche Fehler noch einmal genauer an.
Wurden alle Bestände korrekt festgehalten, müssen die Formulare 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
