Wer sich mit der Materie der Events und Veranstaltungen nicht so gut auskennt, wird den Aspekt wahrscheinlich abtun, dass der Ort der Veranstaltung doch wesentlich zum Erfolg derselben beiträgt. Er muss richtig gewählt sein, damit er die individuellen Ansprüche decken kann. Zudem ist oftmals auch ein enges Zeitfenster vorhanden, in das die einzelnen Veranstaltungen oder Vorträge optimal integriert werden müssen. Nachfolgend soll daher auf die unterschiedlichen Veranstaltungsformen und ihre Ansprüche sowie Charakteristika eingegangen werden.
Konferenzen und konferenzähnliche Veranstaltungen
Bei Konferenzen steht vorwiegend das Auditorium im Vordergrund, welches gemäß der Veranstaltung dimensioniert sein muss. Eine entsprechend große Bühne und vor allen Dingen große Zuhörerschaft soll Platz nehmen können. Natürlich sollte außen um das Veranstaltungsgelände auch eine Infrastruktur vorhanden sein, damit die Teilnehmer in den Pausen etwas essen können oder auch, bei mehrtägigen Konferenzen, übernachten können. Diesbezüglich ist etwa die Eventlocation Ruhrgebiet, zu der unter https://collective.ruhr/eventlocation-ruhrgebiet/ weitere Informationen nachgelesen werden können, eine ausgezeichnete Adresse für solche (Groß-)Veranstaltungen. Innerhalb des Konferenzgebäudes sollte es zudem eine Möglichkeit für die kleineren Pausen zur Erfrischung geben und auch für Firmenpräsentationen ausreichend Platz zur Verfügung stehen. An dieser Stelle reichen Gänge oder Eingangshallen aus. Einige Firmen möchten zum Teil ihre Produkte oder Dienstleistungen bewerben, die auch unmittelbar oder weitläufig mit den Konferenzthemen zu tun haben. Insbesondere gehören zu diesen auch die Sponsoring-Firmen, die einen besonderen Anspruch darauf legen.
Location für Seminare
Bei Seminaren spielt es meistens keine Rolle, ob es öffentliche oder sogar Firmenseminare sind. Sie gehen meistens beide über einen kurzen oder auch mehrtägigen Zeitraum. Hierbei ist die Unterbringungsmöglichkeit eine zentrale Frage. Der persönliche Austausch und die Kommunikation der Teilnehmer untereinander sind sehr wichtig. Denn die Teilnehmer sollten sich gerade bei Firmenveranstaltungen zusätzlich über den geschäftlichen Themen hinaus noch unterhalten und am Abend oder zwischendurch treffen können. Hierbei spielt das „Wir-Gefühl“ und die Teamentwicklung eine wichtige Rolle. Deswegen empfiehlt es sich, dass der Seminarort und das Hotel entweder zusammen oder dicht bei einander liegen. So ist sichergestellt, dass die Teilnehmer abends noch etwas zusammen trinken und sich einfach weiter austauschen können.
Adäquate Räumlichkeiten für Jahreskonferenzen
Jahreskonferenzen sind noch mal eine weitere Herausforderung für die Organisatoren, da sie oftmals das Highlight für Fach- und Führungskräfte darstellen. Denn neben den Inhalten sollte doch ein buntes Programm an den Abenden oder sogar Wochenenden geboten sein, wenn Samstag und Sonntag inbegriffen sind. Es sind deswegen Orte zu wählen, an denen das möglich ist. Falls es unmittelbar dort nicht machbar erscheint, sollte ein Transport zu solchen Ausflugsmöglichkeiten organisiert werden. Meistens kommen Wanderausflüge, Firmenbesichtigungen, Besichtigungen von Kulturstätten mit Führungen oder kulturelle Vorträge in Betracht, die in einem gemeinsamen Abendessen vor Ort münden und den Abend schön ausklingen lassen. Auch diesbezüglich bietet das Ruhrgebiet zahlreiche Möglichkeiten.
Lesen Sie ebenfalls:
